Trong môi trường làm việc, việc góp ý cho đồng nghiệp là một kỹ năng quan trọng để cùng nhau tiến bộ. Thế nhưng, làm thế nào để lời góp ý của ta vừa chân thành, xây dựng, lại vừa không khiến người nghe cảm thấy bị chỉ trích hay khó chịu? Đó thực sự là một nghệ thuật đòi hỏi sự tinh tế và khéo léo.
Vậy làm sao để “góp ý mà vẫn giữ hòa khí”?
Bắt đầu từ sự trân trọng và mục đích xây dựng
Trước khi cất lời, hãy tự hỏi bản thân mục đích thực sự của lời góp ý này là gì. Có phải bạn muốn giúp đồng nghiệp phát triển, cải thiện kết quả công việc chung, hay chỉ đơn thuần là muốn thể hiện sự không hài lòng của mình? Khi tâm thế là muốn giúp đỡ và đóng góp tích cực, lời lẽ của bạn tự khắc sẽ toát lên sự chân thành. Hãy luôn bắt đầu bằng việc nhấn mạnh những điểm tốt mà đồng nghiệp đã làm được. Điều này giúp họ cảm thấy được ghi nhận, từ đó mở lòng hơn với những góp ý tiếp theo. Một lời khen ngợi chân thành có sức mạnh vô cùng lớn, nó như một lớp đệm êm ái cho những lời lẽ cần sự điều chỉnh.
Tập trung vào hành vi, không phải con người
Sai lầm phổ biến khi góp ý là tập trung vào tính cách hay bản chất của người khác. Thay vì nói “Bạn là người hay quên”, hãy thay đổi thành “Tôi nhận thấy rằng đôi khi bạn quên nộp báo cáo đúng hạn”. Nhấn mạnh vào hành vi cụ thể và những gì có thể quan sát được sẽ giúp đồng nghiệp không cảm thấy bị công kích cá nhân. Hãy mô tả vấn đề một cách khách quan, tránh dùng những từ ngữ mang tính phán xét hay quy chụp. Hãy chia sẻ tác động của hành vi đó đến công việc chung, ví dụ: “Việc báo cáo chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ của cả dự án”. Khi người nghe hiểu được hậu quả, họ sẽ dễ dàng tiếp nhận và có động lực thay đổi hơn.
Sử dụng ngôn ngữ mềm mại và mang tính gợi mở
Thay vì đưa ra mệnh lệnh hay lời khuyên trực tiếp, hãy thử sử dụng các cấu trúc câu hỏi hoặc ngôn ngữ gợi mở. Chẳng hạn, thay vì nói “Bạn nên làm thế này”, bạn có thể nói “Liệu chúng ta có thể thử cách này xem sao?”, hoặc “Tôi băn khoỡng liệu việc này có thể làm theo một hướng khác để hiệu quả hơn không?”. Sử dụng đại từ nhân xưng “tôi” khi trình bày quan điểm của mình, ví dụ: “Tôi nghĩ rằng…” hoặc “Tôi thấy rằng…”. Điều này thể hiện rằng đó là nhận định cá nhân của bạn, không phải một chân lý tuyệt đối. Hạn chế tối đa những từ ngữ mang tính tiêu cực hay áp đặt. Hãy đặt mình vào vị trí của đồng nghiệp, suy nghĩ xem họ sẽ cảm thấy thế nào khi nghe những lời đó.
Chọn thời điểm và không gian thích hợp
Thời điểm là yếu tố then chốt. Tránh góp ý khi đồng nghiệp đang bận rộn, căng thẳng, hoặc trước mặt nhiều người. Một cuộc trò chuyện riêng tư, vào một thời điểm cả hai đều thư giãn, sẽ giúp lời góp ý dễ đi vào lòng người hơn. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn đã có đủ thông tin và không đưa ra góp ý dựa trên những giả định hay cảm tính. Đôi khi, một câu hỏi thăm dò nhỏ để hiểu rõ hơn về tình hình cũng rất hữu ích trước khi bạn bắt đầu góp ý.
Đề xuất giải pháp và cam kết hỗ trợ
Lời góp ý sẽ trở nên giá trị hơn rất nhiều nếu kèm theo những đề xuất mang tính xây dựng. Thay vì chỉ ra lỗi, hãy cùng đồng nghiệp suy nghĩ về các giải pháp khả thi. Bạn có thể hỏi: “Bạn nghĩ chúng ta có thể làm gì để cải thiện tình hình này?” hoặc đề xuất trực tiếp: “Tôi nghĩ bạn có thể thử sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hơn để quản lý thời gian hiệu quả hơn.” Quan trọng hơn nữa, hãy thể hiện sự sẵn lòng hỗ trợ. Điều này khẳng định rằng bạn không chỉ muốn chỉ ra vấn đề mà còn muốn chung tay giải quyết. “Nếu bạn cần giúp đỡ, tôi luôn sẵn lòng cùng bạn xem xét lại nhé.” Lời khẳng định này sẽ củng cố mối quan hệ đồng nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, thấu hiểu.
Góp ý là một con dao hai lưỡi. Sử dụng đúng cách, nó sẽ là công cụ sắc bén giúp mài giũa tài năng và xây dựng mối quan hệ. Sử dụng không khéo léo, nó có thể gây tổn thương và rạn nứt. Bằng sự tinh tế, chân thành và lòng mong muốn giúp đỡ, bạn hoàn toàn có thể nắm vững nghệ thuật góp ý để cùng đồng nghiệp và cả tập thể vươn xa hơn.
#MKRecruitment
THÔNG TIN ỨNG TUYỂN